各部门、二级学院:
为更好地服务学校中心工作,推动学校档案管理工作制度化、规范化,确保各类综合档案材料及时、完整地收集归档,现就做好2023年档案材料归档工作有关事项通知如下:
一、归档范围
1.根据《湖州学院机构(问题)归档代码表》、《湖州学院档案归档范围表》进行归档。主要内容是:2023年1月1日至12月31日,各部门、二级学院(以下称各单位)在教学、科研、管理和其他各项职能活动中形成的、办理完毕且具有保存价值的档案材料。
2.特种载体类档案材料(照片、录音、录像、实物、业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体)因场地条件限制暂不集中归档,由各单位自行保存。
二、归档要求
1.各单位兼职档案员具体负责本单位档案收集、整理、著录及移交等工作,各单位分管领导组织本单位归档工作,督促完成归档任务。
2.应确认归档材料的利用价值大于其保管的代价,并将归档材料以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等,使之有序化。
3.文书类【WS—党群(DQ)、行政(XZ)、教辅(JF)、学院(XY)】按照《湖州学院文书档案整理规范》要求整理本单位档案材料,归档材料原则上须为原件,重复材料或者多余材料一律剔除,每份材料都应与《湖州学院归档材料目录》严格对应。科技类【KJ--基本建设类(JJ)、科研类(KY)、设备类(SB)】根据《科技档案案卷构成的一般要求》整理。会计类【KU--会计凭证(PZ)、会计账簿(ZB)、财务会计报告(BG)、其他会计材料(QT)】根据《会计档案案卷格式》整理。
4.移交归档材料应履行移交手续,经各单位分管领导签字加盖公章后将相关材料一并移交至档案馆。
三、材料报送
1.请各单位于4月19日前将归档材料报送至明知楼901室。
2.同时提交《湖州学院归档材料目录》、《湖州学院档案移交登记表》一式两份,交接双方当面检查、验收、签字,电子稿发送至联系人邮箱。
联系人:朱瑞兴,电话:2321207,邮箱:dangan@zjhzu.edu.cn。
附件:2023年归档相关材料
档案馆
2024年2月25日