各部门、二级学院：
为更好地服务学校中心工作，推动学校档案管理工作制度化、规范化，确保各类综合档案材料及时、完整地收集归档，现就做好2023年度档案材料归档工作有关事项通知如下：
一、归档范围
1.根据《湖州学院机构（问题）归档代码表》、《湖州学院档案归档范围表》进行归档。主要内容是：2023年1月1日至12月31日，各部门、二级学院（以下称各单位）在教学、科研、管理和其他各项职能活动中形成的、办理完毕且具有保存价值的档案材料。
2.特种载体类档案材料（照片、录音、录像、实物、业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体）因场地条件限制暂不集中归档，由各单位自行保存。
二、归档要求
1.各单位兼职档案员具体负责本单位档案收集、整理、著录及移交等工作，各单位分管领导组织本单位归档工作，督促完成归档任务。
2.应确认归档材料的利用价值大于其保管的代价，并将归档材料以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等，使之有序化。
3.文书类【WS—党群（DQ）、行政（XZ）、教辅（JF）、学院（XY）】按照《湖州学院文书档案整理规范》要求整理本单位档案材料，归档材料原则上须为原件，重复材料或者多余材料一律剔除，每份材料都应与《湖州学院归档材料目录》严格对应。科技类【KJ--基本建设类（JJ）、科研类(KY)、设备类(SB）】根据《科技档案案卷构成的一般要求》整理。会计类【KU--会计凭证（PZ）、会计账簿（ZB）、财务会计报告（BG）、其他会计材料（QT）】根据《会计档案案卷格式》整理。
4.移交归档材料应履行移交手续，经各单位分管领导签字加盖公章后将相关材料一并移交至档案馆。
三、材料报送
1.请各单位于4月19日前将归档材料报送至明知楼901室。
2.同时提交《湖州学院归档材料目录》、《湖州学院档案移交登记表》一式两份，交接双方当面检查、验收、签字，电子稿发送至联系人邮箱。
联系人：档案馆，电话：2321207，邮箱：dangan@zjhzu.edu.cn。
附件：
2023年归档相关材料
档案馆
2024年2月25日
